Dans le cadre de notre engagement à la confidentialité et à la transparence, nous avons mis à jour notre politique de confidentialité et de témoins, le 31 décembre 2021. Ces changements reflètent nos normes actuelles et précisent nos pratiques quant à la collecte, l’usage et la divulgation de données. Nous vous encourageons à lire notre mise à jour de la politique de confidentialité et de témoins complète ici.

Dernière mise à jour en décembre 2021

ApplyProof est une solution de confiance destinée à accompagner les étudiants internationaux dans leur parcours éducatif.  Nous travaillons avec de nombreuses organisations, comme des écoles, ETS et Pearson Education, ainsi que des intervenants clés dans le système international des inscriptions pour que les documents importants soient transportés sécuritairement et de façon transparente. L’absence de moyens sécuritaires et efficaces pour authentifier des documents nuit aux véritables étudiants qui attendent leur admission et leurs permis d’études.  De plus, l’absence d’un système sécurisé rend les institutions et leurs partenaires vulnérables à la fraude.  ApplyBoard s’engage à abolir les barrières entre les étudiants et l’éducation et, dans ce but, a créé ApplyProof, une plateforme indépendante. Grâce à ApplyProof, les agents d’immigration, les responsables des admissions dans les institutions d’enseignement et les étudiants peuvent vérifier efficacement et en toute sécurité l’authenticité des documents, ouvrant la voie au partage sécuritaire de documents et à une éducation internationale réussie.

Les données d’ApplyProof sont conservées sécuritairement au Canada. Le service infonuagique d’ApplyProof est distinct des serveurs d’ApplyBoard. Toutes les données personnelles et scolaires sont sécurisées par ApplyProof afin de soutenir les étudiants dans leur parcours scolaire et d’immigration. Aucune information personnelle n’est utilisée par ApplyProof ou ApplyBoard pour recruter des étudiants. Les utilisateurs demandeurs d’ApplyProof, comme les institutions et leurs partenaires et les autres fournisseurs de services clés aux étudiants conservent la responsabilité du contenu des documents et des demandes de consentement. ApplyBoard est géré par des pratiques exemplaires et strictes comprises dans la Politique de confidentialité et de témoins et des contrôles internes. Pour plus de détails sur la façon dont ApplyProof traite les données, consultez ce lien.

En accord avec ses conditions générales, ApplyProof inclus des mesures organisationnelles, techniques, de sécurité et d’intégrité pour : (1) sauvegarder les documents traités par ApplyProof, ce qui comprend toutes les données personnelles identifiées par les utilisateurs demandeurs; et (2), se conformer à toutes les lois et régulations sur la protection des données et de la vie privée.  De plus, ApplyBoard se conformera aux exigences applicables de protection de la vie privée concernant les données personnelles indiquées par les institutions et leurs partenaires comme convenu par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), toute législation provinciale applicable concernant la protection des données et toute autre régulation et loi applicable. Le cadre d’ApplyProof permet aux utilisateurs demandeurs, comme les institutions et leurs partenaires ou les fournisseurs de services clés, d’imposer leurs propres politique de confidentialité et avis de collecte et d’utilisation des données personnelles à leurs étudiants en tant que contrôleur de données sous la politique de confidentialité d’ApplyBoard, ce qui permet un accès simple aux documents authentifiés téléversés par l’utilisateur demandeur dans ApplyProof.

Les utilisateurs demandeurs : (i) donnent à ApplyProof l’accès aux informations et aux identifiants des candidats, ou une copie; et (ii), s’assurent que les utilisateurs demandeurs ont le consentement explicite des candidats pour permettre à ApplyBoard de fournir les services d’ApplyProof, incluant la transmission de données personnelles.

Les utilisateurs destinataires d’ApplyProof sont mis au courant que des données anonymisées sont parfois utilisées à des fins statistiques, de vérification et de recherche, et pour le développement, afin d’améliorer l’efficacité et la fonctionnalité d’ApplyProof. Plus d’information concernant la demande de consentement et la façon dont les utilisateurs sont mis au courant des pratiques de collecte de données d’ApplyProof se trouve dans les conditions générales d’ApplyProof. Les autres formes de divulgation, incluant sans toutefois s’y limiter, aux organismes d’exécution de la loi, dans des circonstances impérieuses et de compassion touchant la santé ou la sécurité d’un individu, sont conformes à toutes les lois et régulations sur la confidentialité.

Structure de la gouvernance des données, de la sécurité de l’information et de la confidentialité :

ApplyProof est une plateforme indépendante développée par ApplyBoard avec une équipe de gestion différente; toutefois, elle demeure sujette aux normes strictes de sécurité de l’information et de gouvernance des données d’ApplyBoard, comme sa politique de gouvernance de l’information, de confidentialité, de rétention des données, de sauvegarde et d’archivage et de gestion du risque.

ApplyProof est menée par Iman Hassani, directeur d’ApplyProof, Dr Mike Allcott, directeur de partenariat, et Behnam Hajian, directeur de l’ingénierie. Le directeur d’ApplyProof est un membre permanent du comité de gouvernance de l’information d’ApplyBoard et siège au comité de sécurité, de gouvernance des données et de confidentialité d’ApplyProof. Ce comité comprend : Alexa Abiscott, conseillère générale, Paul Mason, chef agent de la sécurité de l’information, Kathleen Gormanshaw, gestionnaire de la gouvernance des données et Haitham Amar, chef scientifique des données.  ApplyProof a ses propres équipes d’ingénierie, d’expérience utilisateur et de relations avec les partenaires.