Date de la dernière mise à jour : 30 décembre 2020

ApplyBoard Inc. ("ApplyBoard", "ApplyProof", "nous", " notre " ou "nos") donne aux utilisateurs la possibilité d’examiner le processus d’admission dans certaines écoles à travers le monde, y compris les informations concernant les demandes de permis et les informations sur les programmes. Nous donnons également la possibilité de faire une demande d’admission à certains programmes de ces établissements par l’intermédiaire de nos partenaires de recrutement et via notre site Web, et d’accéder à des services et produits auxiliaires associés à la vie scolaire internationale (ci-après dénommés collectivement les"Services"). 

Pour ce faire, ApplyBoard collecte vos données personnelles. La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont ApplyBoard collecte, utilise, divulgue et gère de toute autre manière les données personnelles.

Les modifications apportées à la présente Politique de confidentialité prennent effet à la date susmentionnée et votre utilisation continue des services et/ou du site Web d’ApplyBoard après cette date sera soumise à notre Politique de confidentialité mise à jour.

Généralités

Dans la présente Politique relative à la confidentialité et aux témoins (la Politique"), nous décrivons :

  • les informations que nous collectons et traitons vous concernant (que vous nous fournissez directement ou qui nous sont fournies par des tiers tels que nos partenaires de recrutement);
  • les finalités pour lesquelles nous collectons et traitons les informations vous concernant; et
  • la base de la collecte et du traitement des informations vous concernant, lorsque vous utilisez ce site Web disponible à l’adresse https://www.applyboard.com ou www.applyproof.com (notre "siteweb") et les services disponibles par l’intermédiaire de ce Site Web fournis à nos utilisateurs inscrits (ci-après dénommés collectivement nos "services").

Dans la présente Politique, le terme "données personnelles" ou "informations personnelles" désigne les données personnelles ou les données concernant une personne identifiée ou identifiable.

Nous vous recommandons de lire attentivement la présente Politique pour comprendre ce qu’ApplyBoard Inc. et ses affiliés et/ou filiales font de vos données personnelles. Votre utilisation de notre Site Web et de nos Services et tout litige relatif à la confidentialité sont soumis à la présente Politique et à toutes Conditions générales d’utilisation applicables de nos Services, y compris toute clause applicable en matière de limitation des dommages-intérêts et de règlement des litiges. Les Conditions générales d’utilisation de nos Services sont incorporées par renvoi à la présente Politique.] En visitant notre Site Web, vous consentez aux pratiques décrites dans la présente Politique.

Remarques importantes : 

  • TERMES SPÉCIFIQUES POUR LES CLIENTS DE L’UNION EUROPÉENNE (« UE »), DU ROYAUME-UNI (« R.-U. ») ET DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN (« EEE ») UNIQUEMENT : Veuillez noter que la présente Politique s’applique à vous dans son intégralité, ainsi que les dispositions supplémentaires spécifiques aux clients de l’EEE et du R.-U. figurant à l’Annexe 1 1

TERMES SPÉCIFIQUES POUR LES CLIENTS DE L’ÉTAT DE CALIFORNIE UNIQUEMENT : Veuillez noter que la présente Politique s’applique à vous dans son intégralité, ainsi que les dispositions supplémentaires spécifiques aux résidents de Californie figurant à l’annexe 2.

Quelles données collectons-nous et comment?

Comment ApplyBoard collecte mes données personnelles?

Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, auprès de tiers tels que nos affiliés marketing et fournisseurs de services chargés de vérifier votre identité et de prévenir toute activité frauduleuse, auprès d’autres utilisateurs d’ApplyBoard et d’autres clients ou consommateurs d’ApplyBoard dans le but de vous fournir les Services ApplyBoard ou dans le cadre d’un programme de parrainage de clients, et automatiquement lorsque vous utilisez notre Site Web et les Services. À l’heure actuelle, nos Services sont uniquement mis à la disposition des utilisateurs inscrits.

Nous recevons des données personnelles vous concernant de tiers, tels que des références bancaires, des agences d’évaluation du crédit, des affiliés, d’autres utilisateurs d’ApplyBoard, des fournisseurs d’événements et d’autres tiers (par ex., des entités qui nous aident à valider votre identité, pour l’évaluation des risques, la prévention des fraudes, etc.). Nous pouvons combiner ces informations avec d’autres informations que nous collectons vous concernant.

Nos fournisseurs de services tiers et nous-mêmes collectons automatiquement les informations suivantes concernant votre utilisation de notre Site Web et de nos Services en ligne au moyen de témoins, de pixels espions, de fichiers journaux et d’autres technologies (sous réserve de votre consentement lorsque la loi applicable l’exige) : votre nom de domaine, votre type de navigateur et votre système d’exploitation, les pages Web que vous consultez, les liens sur lesquels vous cliquez, votre adresse IP, la durée de votre visite sur notre Site Web ou de votre utilisation de nos Services, vos activités sur notre Site Web et l’URL de référence ou la page Web qui vous a conduit sur notre Site Web. Pour plus d’informations, veuillez consulter la section "Utilisation de témoins et d’autres mécanismes de suivi" ci-dessous.

Quelles données personnelles sont collectées par ApplyBoard?

Les types de données personnelles que nous collectons vous concernant dépendent de votre interaction particulière avec notre Site Web et nos Services, et comprennent généralement lorsque la loi applicable l’autorise :

Catégories de données personnelles collectéesDonnées personnelles spécifiquesSource des données personnelles
IdentifiantsNom, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse de facturation ou adresse postale, adresse IP, date de naissance, numéros et documents nationaux d’identification pouvant comprendre votre photographie et/ou identifiant gouvernemental.Directement auprès de vous, auprès de tiers en votre nom et selon vos instructions, auprès d’autres utilisateurs et clients d’ApplyBoard, et auprès de nos fournisseurs de services et affiliés.
Informations financièresInformations de compte bancaire et de crédit, renseignements de solvabilité le cas échéant et détails de toute transaction réalisée à l’aide d’un des Services.Directement auprès de vous, auprès de tiers en votre nom et selon vos instructions, auprès d’autres utilisateurs et clients d’ApplyBoard, et auprès de nos fournisseurs de services et affiliés.
Internet ou autre activité de réseau similaireAutres informations collectées grâce aux témoins et aux autres technologies de suivi comme indiqué et décrit dans la section intitulée « Utilisation de témoins et d’autres mécanismes de suivi » ci-dessous.Directement auprès de vous et grâce à nos outils d’analyse tiers et à l’utilisation de témoins (consultez la section intitulée « Utilisation de témoins et d’autres mécanismes de suivi » ci-dessous).
Informations commercialesInformations concernant votre activitéDirectement auprès de vous, auprès de tiers en votre nom et selon vos instructions, auprès d’autres utilisateurs et clients d’ApplyBoard, et auprès de nos fournisseurs de services et affiliés.
Données de géolocalisationGéolocalisationDirectement auprès de vous [et/ou lorsque vous utilisez l’Application mobile] et/ou grâce à nos outils d’analyse tiers et à l’utilisation de témoins (consultez la section intitulée « Utilisation de témoins et d’autres mécanismes de suivi » ci-dessous).
Informations professionnelles ou sur l’emploi Nom et coordonnées, qualifications et compétences professionnelles, antécédents scolaires et professionnels, salaire, évaluations, références, entretiens, certifications, affaires disciplinaires et autres informations telles que celles figurant sur un curriculum vitæ ou une lettre d’accompagnement.Directement auprès de vous ou une autre partie, telle qu’un recruteur ou un site Web externe, peut nous fournir ces informations.
Autres catégoriesToute autre information que vous choisissez de nous communiquer (par ex., lorsque vous nous envoyez un courriel ou que vous nous contactez de toute autre manière).Directement auprès de vous, auprès de tiers en votre nom et selon vos instructions ou lorsque vous nous y autorisez.

Quand collectons-nous vos informations et comment les utilisons-nous?

ApplyBoard collecte vos données personnelles chaque fois que vous effectuez les actions suivantes et les utilise comme indiqué : 

Création d’un compte : pour accéder à certaines fonctionnalités du Site Web, vous devez créer un compte et fournir votre adresse de courrier électronique et un mot de passe ou vous connecter avec Facebook ou Google. Vos informations de connexion sont utilisées pour créer votre compte et fournir et administrer de toute autre manière le service que vous avez demandé.  

Consultation des programmes auxquels vous êtes admissible: vous n’avez pas besoin de créer de compte pour consulter et parcourir certaines fonctionnalités de notre Site Web, par exemple parcourir les différentes écoles et les différents programmes, lire d’autres parties du contenu du Site Web ou déterminer votre admissibilité à certains programmes. Si vous choisissez d’utiliser notre Site Web pour découvrir les programmes auxquels vous êtes admissible, nous collectons des données personnelles telles que votre nationalité, votre pays de formation, votre niveau de formation le plus élevé, votre système de notation, votre moyenne, la ou les notes obtenues à l’examen d’anglais ou de français et les disciplines ou programmes que vous souhaitez suivre. ApplyBoard utilise ces informations pour créer une liste de programmes et d’écoles auxquels vous pouvez faire une demande d’admission.  

Création d’un profil d’élève et/ou candidature à un programme éducatif : pour postuler à un programme éducatif, vous (ou le partenaire de recrutement agissant comme votre représentant légal) devez créer un profil d’élève sur notre Site Web. Les données personnelles que nous collectons dans votre profil d’élève nous aident à trouver les écoles et les programmes qui correspondent à vos préférences et à vos qualifications. Ces informations peuvent également être demandées par l’école pour procéder au traitement de votre demande. Ces informations peuvent comprendre vos nom et prénom(s), votre adresse de courrier électronique, votre genre, votre date de naissance, votre adresse personnelle et postale, les informations relatives à votre passeport, votre état matrimonial, les personnes à contacter en cas d’urgence, la ou les notes obtenues au test d’anglais ou de français, les préférences en matière d’études (par ex., la destination d’études préférée et les centres d’intérêt en matière d’éducation), les antécédents scolaires, l’expérience de bénévolat et d’autres informations scolaires.

Tout au long du processus de candidature, vous avez la possibilité de fournir des informations supplémentaires telles que la description de prix et de projets scolaires. Ces informations ne sont pas nécessaires au traitement de votre candidature, mais elles sont recommandées pour accroître les chances de succès de votre candidature.

Nous pouvons utiliser vos informations de profil et d’autres informations concernant votre utilisation du Site Web (par ex., les interrogations de recherche ou d’autres liens sur lesquels vous cliquez) pour vous fournir des recommandations d’écoles personnalisées via le Site Web.

Utilisation d’un compte de courrier électronique ApplyStudent: nous pouvons créer et vous fournir un compte de courrier électronique « ApplyStudent » pour faciliter vos communications avec certaines écoles qui vous intéressent. Les comptes de courrier électronique ApplyStudent sont uniquement utilisés pour postuler à des programmes éducatifs par l’intermédiaire d’ApplyBoard. ApplyBoard surveille les courriers électroniques entrants et sortants des comptes de courrier électronique ApplyStudent et peut collecter des informations dans ces courriers électroniques afin que vous ne manquiez aucune information importante concernant votre candidature. Vous pouvez désactiver la fonctionnalité de ce compte de courrier électronique en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Utilisation de nos Services pour le traitement des permis: nous offrons aux élèves la possibilité de traiter leurs permis d’études par l’intermédiaire d’ApplyBoard. Si vous choisissez d’utiliser ce service, nous pouvons collecter vos données personnelles dans le but de traiter votre demande de permis (si nécessaire), y compris les informations relatives à votre passeport et les informations figurant sur un formulaire de demande de permis.

Utilisation du service ApplyProof pour la vérification de documents: vous avez la possibilité d’utiliser ApplyProof. ApplyProof est une solution en ligne permettant une vérification efficace et sécurisée de documents. La plateforme de validation de documents est destinée à aider les partenaires et les établissements à procéder à un examen commun de documents pour diverses utilisations, de la simplification des demandes de permis d’études (VISA) à la validation de la viabilité des élèves pour les programmes éducatifs. Si vous utilisez ApplyProof, vous serez également soumis(e) aux Conditions générales d’utilisation applicables d’ApplyProof, ainsi qu’à la présente Politique de confidentialité.

ApplyProof, optimisé par l’équipe des services SaaS avancés d’ApplyBoard, est un autre exemple du soutien d’ApplyBoard à notre mission visant à « Éduquer le monde ».

Publication sur notre Site Web ou sur les canaux de médias sociaux (y compris les messages directs): vous avez la possibilité de publier des informations (par ex., des questions, des commentaires et des avis) par le biais des services d’ApplyBoard ou sur les plateformes de médias sociaux, telles que Facebook, LinkedIn ou Instagram, ainsi que de nous envoyer des messages directs via ces plateformes. Veuillez noter que toutes les données personnelles que vous publiez volontairement sur un forum public seront accessibles aux autres; vous devez donc faire preuve de prudence. Le contenu que vous publiez sur des sites appartenant à des tiers (par ex., les plateformes de médias sociaux) est soumis aux politiques de confidentialité de ces tiers.  

Inscription à des cours: vous aurez la possibilité d’accéder au contenu de nos cours et de fournir volontairement des données personnelles afin que nous puissions vous inscrire aux cours de votre choix. Étant donné qu’un certificat d’achèvement peut être délivré, nous conserverons un enregistrement de votre inscription et/ou de l’achèvement du cours.

Communication avec nous: lorsque vous nous contactez pour nous faire part d’un commentaire, d’une question ou d’une plainte, il peut vous être demandé des renseignements qui vous identifient (par ex., votre nom, votre adresse et un numéro de téléphone) ainsi que des renseignements complémentaires dont nous avons besoin pour nous aider à répondre rapidement à votre question, à votre commentaire ou à votre plainte. Nous pouvons également conserver ces renseignements pour vous aider ultérieurement et pour améliorer notre service à la clientèle, nos produits, notre offre de services, nos événements et nos promotions.

Fourniture de renseignements à des tiers avec lesquels nous travaillons: nous pouvons obtenir des données personnelles vous concernant par l’intermédiaire de votre représentant légal ou d’un ou de plusieurs partenaires de recrutement qui travaillent avec nos services ou les utilisent pour traiter votre candidature à des écoles. Parfois, ApplyBoard obtiendra des informations vous concernant auprès de tiers, tels que des fournisseurs de listes de diffusion et des fournisseurs de services tiers. Les fournisseurs de services tiers doivent obtenir votre consentement pour pouvoir nous fournir des données personnelles.

Traitement des paiements et suivi des transactions: ApplyBoard fait appel, avec votre consentement, à des fournisseurs de services de paiement tiers certifiés PCI, notamment Western Union, Flywire ou Stripe. Lorsque vous effectuez directement un paiement en faisant appel à ces fournisseurs de services de paiement, vous êtes soumis(e) à leurs politiques de confidentialité. Ils ne dépendent pas d’ApplyBoard et ApplyBoard n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de confidentialité. 

Nos applications sont conçues pour connecter directement nos utilisateurs de manière sécurisée et transparente, par cryptographie, à l’entreprise de traitement des paiements certifiée PCI. Nous sommes ainsi sûrs de préserver la confidentialité de vos transactions financières. L’entreprise de traitement des paiements fournit à ApplyBoard un numéro et un statut de transaction. Ces informations sont souvent nécessaires pour les demandes de permis comme preuve de paiement du programme ainsi que comme démonstration de l’engagement de l’élève à suivre le programme sélectionné. ApplyBoard tient une liste des entreprises de traitement des paiements auxquelles nous pouvons faire appel pour traiter les paiements effectués à des fournisseurs de services indépendants et/ou des sous-traitants en relation avec les Services.

Abonnement aux courriels marketing et à d’autres communications : nous pouvons vous donner la possibilité de vous abonner aux communications marketing et promotionnelles d’ApplyBoard via le Site Web, sur des sites Web de tiers (y compris via des sites de médias sociaux), ou à des événements éducatifs et à des sessions d’information. Dans ces circonstances, nous collectons certaines données personnelles (par ex., les nom et prénom(s), l’adresse de courrier électronique ou le numéro de téléphone cellulaire) que nous utilisons pour vous envoyer des courriels et d’autres communications contenant des mises à jour, des conseils et d’autres contenus d’ApplyBoard qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de courriels promotionnels de notre part en suivant les instructions de « désabonnement » ou de « désinscription » contenues dans votre courriel ou message texte, ou en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous. Veuillez noter que vous pouvez continuer à recevoir de notre part des messages concernant votre candidature ou d’autres messages électroniques liés à vos transactions et à votre compte.

Participation à nos enquêtes et à nos recherches sur la clientèle : le cas échéant, nous pouvons vous donner la possibilité de participer à l’une de nos enquêtes ou autres recherches sur la clientèle. Les renseignements obtenus par le biais de nos enquêtes et de nos recherches sur la clientèle sont utilisés dans un format agrégé ne permettant pas de vous identifier. Nous utilisons ces informations pour nous aider à comprendre nos clients et à améliorer nos offres de produits et services, nos promotions et nos événements.

Inscription aux concours et aux promotions : lorsque vous participez à un concours ou à une promotion, nous pouvons collecter votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique et d’autres informations que vous fournissez. Nous utilisons ces renseignements pour administrer votre participation au concours ou à la promotion. Si des données non identifiables sont utilisées à des fins de recherche, les clauses de limitations de responsabilité et d’indemnités des Conditions générales d’utilisation, le cas échéant, ne s’appliquent pas à l’égard de tout préjudice subi ou de toute obligation contractée suite à toute activité de recherche.   

Candidature à un emploi chez ApplyBoard: dans le cadre d’une candidature à un emploi chez ApplyBoard ou d’une demande de renseignements concernant un emploi potentiel au sein d’ApplyBoard, vous pouvez nous fournir certaines données personnelles vous concernant (par ex., les informations figurant dans un CV, une lettre d’accompagnement ou des documents similaires en matière d’emploi et d’éducation). Nous utilisons ces renseignements dans le but de traiter et de répondre à votre demande de possibilités de carrière actuelles et futures.

Candidature pour devenir partenaire de recrutement ApplyBoard: si vous posez votre candidature pour devenir un partenaire de recrutement potentiel d’ApplyBoard, vous pouvez nous fournir certaines données personnelles telles que vos nom et prénom(s), votre adresse, votre adresse de courrier électronique, des données personnelles concernant votre formation et votre expérience professionnelle, ainsi que des données bancaires. Nous utilisons ces renseignements dans le but de traiter et de répondre à votre candidature pour devenir partenaire de recrutement d’ApplyBoard et pour vous payer si nécessaire en faisant appel à des entreprises de traitement des paiements tierces.

Vous devez nous fournir des renseignements exacts et à jour.

Quand partageons-nous vos informations?

Nous partageons vos données personnelles avez des tiers, y compris des fournisseurs de services, des institutions réglementées (par ex., des établissements financiers), des entités affiliées et des partenaires commerciaux comme indiqué dans le tableau ci-dessous.  

Dans la section ci-dessous, nous énumérons également les raisons pour lesquelles nous partageons des informations.

Comment et pourquoi partageons-nous vos informations

Avec qui partageons-nous vos données personnellesRaison
ÉcolesNous partageons les informations liées à votre candidature avec les écoles auxquelles vous postulez (directement ou par l’intermédiaire d’un tiers en votre nom, au Canada ou à l’étranger). Une fois qu’ApplyBoard a fourni vos informations à ces écoles dans le cadre de votre demande d’admission, ApplyBoard n’a aucun contrôle sur l’utilisation de ces informations par ces écoles et vous recommande de communiquer avec elles directement si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles.
PartenairesLe cas échéant, nous pouvons nous associer à des tiers pour offrir des avantages aux membres inscrits du Site Web. Nous pouvons fournir certaines données personnelles aux tiers afin qu’ils puissent vous communiquer des informations concernant les avantages et/ou nous pouvons partager des données de profil et d’utilisation non identifiables agrégées avec des partenaires tiers à des fins de marketing et d’analyse. Nous pouvons utiliser les audiences personnalisées Facebook pour proposer des annonces à nos abonnés sur Facebook. Vos informations personnelles ne sont pas partagées avec Facebook; votre adresse de courrier électronique est convertie en numéro unique qui est associé à un autre numéro unique pour vous identifier sur Facebook. Vous pouvez refuser les annonces Facebook Audience.
Fournisseurs de servicesNous pouvons transférer (ou mettre à disposition de quelque manière que ce soit) vos données personnelles à des tiers qui fournissent des services en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tels que des fournisseurs de services infonuagiques pour envoyer nos courriels, héberger le Site Web et les données (y compris les fournisseurs de services infonuagiques) et exploiter certaines de ses fonctionnalités. D’autres fournisseurs de services peuvent nous aider à fournir les services et à vérifier votre identité, à prévenir, à détecter et à protéger contre toute activité frauduleuse ou tout abus de nos services, mener des recherches internes et des évaluations analytiques, traiter vos transactions, gérer votre ou vos comptes et vous fournir des services à la clientèle. Ces fournisseurs de services incluent les fournisseurs de services Internet, les services de sécurité des données et de cybersécurité, les banques, les établissements financiers, les entreprises de traitement des paiements, les fournisseurs de services financiers, les services d’accès à distance, les fournisseurs de services qui nous aident à vérifier votre identité et à respecter nos obligations légales et réglementaires; et nos conseillers en affaires, nos conseillers juridiques, nos conseillers fiscaux, nos planificateurs financiers et autres agissant à titre confidentiel. Vos données personnelles peuvent être conservées et traitées par des fournisseurs de services tiers aux États-Unis ou dans d’autres pays. Nos fournisseurs de services reçoivent les informations dont ils ont besoin pour accomplir les tâches qui leur sont confiées, et nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer des données personnelles pour leurs propres fins de marketing ou à d’autres fins.
Parties et personnes impliquées dans une transaction commerciale avec ApplyBoardNous pouvons transférer les renseignements que nous possédons à votre sujet en tant qu’actif dans le cadre d’une fusion ou d’une vente proposée ou réalisée (y compris les transferts effectués dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité ou de faillite) impliquant tout ou partie d’ApplyBoard ou dans le cadre d’une réorganisation sociale ou de tout autre changement de contrôle de l’entreprise.
Chercheurs/ChercheusesAvec votre consentement, ApplyBoard utilise vos données en interne à des fins de recherche et de développement pour améliorer nos produits et services existants et/ou créer de nouvelles fonctionnalités afin de mieux vous servir. ApplyBoard utilise également les données non personnelles (« métadonnées ») pour le même but. Avec votre consentement, nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers impliqués dans la recherche et le développement pour améliorer nos produits et services existants et/ou créer de nouvelles fonctionnalités afin de mieux vous servir. Ces tiers peuvent comprendre des établissements scolaires, des universités et autres relevant de domaines similaires. 
Avocats, tribunaux et application de la loiApplyBoard et ses fournisseurs de services au Canada, aux États-Unis et dans d’autres pays peuvent fournir vos données personnelles en réponse à un mandat de perquisition ou à une autre requête ou ordonnance juridiquement valable, ou à une organisation en cas de rupture de contrat ou de violation de la loi, ou dans la mesure requise ou autorisée par la loi applicable au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Nous pouvons également divulguer vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, pour détecter, supprimer ou prévenir les fraudes, et pour enquêter sur ou prévenir la perte ou le préjudice réels ou suspectés à l’égard de personnes ou de biens. Lorsque vous avez engagé un Partenaire de recrutement pour présenter votre candidature à ApplyBoard, nous pouvons être tenus, pour des raisons légales, réglementaires et/ou de conformité, de vous contacter directement pour confirmer certaines informations fournies dans le cadre de votre processus de candidature.

Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos données personnelles pour vous démarcher et/ou que nous les transmettions à des tiers à des fins de marketing, veuillez nous contacter via les différents canaux de communication disponibles, comme indiqué sous la section intitulée« Contact, questions, mise à jour de vos informations et désabonnement », ci-dessous. Vous pourrez également vous désabonner afin de ne plus recevoir les courriels marketing envoyés par ApplyBoard à l’aide du lien contenu dans ces courriels. Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Où stockons-nous vos données?

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos serveurs sécurisés. Toutes les transactions de paiement seront chiffrées à l’aide de la technologie SSL. Lorsque nous vous avons fourni (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe qui vous permet d’accéder à certaines parties de notre site, celui-ci doit rester confidentiel. Nous vous demandons de ne le communiquer à personne.

Nos serveurs sont principalement situés aux États-Unis, à l’exception de l’application ApplyProof qui est entièrement hébergée au Canada. Nombre de nos fournisseurs de services sont également situés hors du Canada. Bien que nous prenions des mesures de protection appropriées pour protéger vos informations, les lois en vigueur dans d’autres pays peuvent différer de celles appliquées au Canada et les autorités de ces pays peuvent accéder à vos informations conformément aux lois locales.

Mesures de protection

ApplyBoard prend très au sérieux la protection de vos informations. Nous avons mis en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables dans le but d’assurer une protection contre l’accès non autorisé, la modification et la divulgation des données personnelles en notre possession et sous notre contrôle, y compris la limitation de l’accès à notre base de données aux utilisateurs légitimes et le recours au chiffrement des appareils et au suivi des versions.

Malheureusement, la transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises à notre Site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques. Lorsque nous recevons vos informations, nous suivons des procédures rigoureuses et utilisons des fonctionnalités de sécurité pour tenter de prévenir tout accès non autorisé.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants : 

  • droit d’accès; 
  • droit de rectification;
  • droit de retirer votre consentement/droit à l’oubli;
  • droit de signaler ou de porter plainte.

Vous pouvez accéder aux données personnelles vous concernant en notre possession ou sous notre contrôle, les mettre à jour et corriger toute inexactitude, à tout moment et sous réserve des exceptions limitées prévues par la loi. Il vous suffit pour cela de vous connecter à votre compte, d’accéder à votre profil et d’apporter toute modification nécessaire.

Vous pouvez également demander à accéder, à corriger ou à mettre à jour d’autres données personnelles figurant dans nos registres en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous pouvons demander certaines données personnelles dans le but de vérifier l’identité de la personne demandant à accéder à ses registres de données personnelles.

Vous pouvez demander que vos données soient retirées (oubliées); ce type de demande peut être effectuée en supposant qu’ApplyBoard est en droit de répondre à une telle demande. Vous ne devez pas avoir de demande d’études active pour laquelle des dossiers financiers ou de facturation sont ou peuvent être en cours de traitement si une demande à un service tiers est engagée. Si ApplyBoard est en mesure de répondre à votre demande, seules les données personnelles que vous avez fournies seront oubliées. Les données non personnelles (« Métadonnées ») seront conservées dans tous les cas.

Si vous souhaitez exprimer une préoccupation ou déposer une plainte auprès d’ApplyBoard, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous répondrons à vos préoccupations dans un délai raisonnable, généralement dans les 10 jours ouvrables.

Utilisations de témoins et d’autres mécanismes de suivi

Nos fournisseurs de services tiers et nous-mêmes utilisons des témoins et d’autres mécanismes de suivi (y compris des technologies de suivi conçues pour les applications mobiles) pour suivre les informations concernant votre utilisation de notre Site Web et de nos Services. Nous pouvons combiner ces informations avec d’autres données personnelles que nous collectons auprès de vous (et nos fournisseurs de services tiers peuvent s’en charger en notre nom).

Témoins. Les témoins sont des identifiants alphanumériques que nous transférons sur le disque dur de votre ordinateur via votre navigateur Web à des fins d’archivage. Certains témoins vous permettent de naviguer plus facilement sur notre Site Web et nos Services, tandis que d’autres accélèrent le processus de connexion ou nous permettent de suivre vos activités sur notre Site Web et notre Service. 

Les témoins peuvent impliquer la transmission d’informations de notre part à vous-même et la transmission directe d’informations de votre part à nous-mêmes, à une autre partie en notre nom ou à une autre partie conformément à sa politique de confidentialité. Nous pouvons utiliser les témoins pour rassembler les informations que nous collectons vous concernant. Vous pouvez configurer votre appareil pour qu’il vous avertisse chaque fois qu’un témoin est envoyé, ou vous pouvez choisir de désactiver tous les témoins. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de votre navigateur. Si vous désactivez tous les témoins, vous n’aurez pas accès à de nombreuses fonctionnalités qui rendent votre expérience d’invité plus efficace et certains de nos services ne fonctionneront pas correctement. Pour plus d’informations sur la gestion et la désactivation des témoins de navigateur, veuillez consulter la dernière section de la présente Politique relative aux témoins.

Nous utilisons plusieurs catégories de témoins et chacune d’elles accomplit différentes fonctions. Pour en savoir plus sur les témoins et leurs fonctions, consultez un site Web d’information comme allaboutcookies.org.

Il existe quatre types de témoins :

DesTémoins strictement nécessaires..Ces témoins sont essentiels au fonctionnement de notre Site Web. Ils comprennent, par exemple, les témoins qui permettent aux utilisateurs de se connecter aux zones sécurisées de notre Site Web.
Témoins d’analyse/de performance..Ces types de témoins nous permettent de reconnaître, de compter le nombre de visiteurs et de voir comment les visiteurs naviguent sur notre Site Web lorsqu’ils l’utilisent. Cela nous aide à améliorer la façon dont fonctionne notre Site Web, par exemple, en nous assurant que vous trouvez facilement ce que vous recherchez.
Témoins de fonctionnalité..Ces témoins vous reconnaissent lorsque vous revenez sur notre Site Web. Ils personnalisent le contenu, reconnaissent les utilisateurs et mémorisent également leurs préférences (par exemple, le choix de la langue ou de la région).
Témoins de ciblage.Ces témoins enregistrent votre visite sur notre Site Web, les pages individuelles consultées et les liens suivis. Si le témoin est placé par un tiers (par exemple, un réseau publicitaire) qui surveille également le trafic sur d’autres sites Web, ce type de témoin peut également servir à suivre vos déplacements entre différents sites Web et à créer des profils de votre comportement en ligne général. Les informations collectées en suivant les témoins sont couramment utilisées pour proposer de la publicité ciblée.

Les quatre types de témoins décrits ci-dessus seront soit des témoins temporaires soit des témoins permanents.

  • Témoins temporaires. Les témoins temporaires existent uniquement pendant une session en ligne. Ils disparaissent de votre ordinateur lorsque vous fermez votre navigateur ou éteignez votre ordinateur. Nous utilisons les témoins temporaires pour permettre à nos systèmes de vous identifier de manière unique pendant une session ou lorsque vous êtes connecté(e) au Site Web ou aux Services. Cela nous permet de traiter vos transactions et vos demandes en ligne et de vérifier votre identité, après votre connexion, lorsque vous naviguez sur notre Site Web ou nos Services.
  • Témoins permanents. Les témoins permanents restent sur votre ordinateur après la fermeture de votre navigateur ou après l’arrêt de votre ordinateur. Nous utilisons des témoins permanents pour mémoriser vos informations d’utilisateur, vos préférences et votre activité, pour pouvoir vous fournir nos services lors de votre prochaine visite sur notre Site Web ou nos Services. Nous utilisons également des témoins permanents pour suivre des informations agrégées et statistiques sur l’activité des utilisateurs, qui peuvent être combinées avec d’autres informations d’utilisateur.

Stockage HTML5. Nous pouvons également stocker vos informations d’utilisateur et vos préférences de site Web localement sur votre navigateur Web via HTML5.

DesPixels espions, pixels invisibles et autres technologies. Les pixels espions sont de minuscules graphiques à identifiant unique dont la fonction est similaire à celle des témoins. Contrairement aux témoins, qui sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur, les pixels espions sont intégrés de manière invisible sur les pages Web. Nous pouvons utiliser des pixels espions (alias pixels invisibles, images invisibles ou GIF invisibles) dans le cadre de notre Site Web ou de nos Services pour notamment suivre les activités des visiteurs du site Web, nous aider à gérer le contenu et compiler des statistiques sur l’utilisation du Site Web et des Services. Nos fournisseurs de services tiers et nous-mêmes utilisons également des pixels espions dans les courriels HTML envoyés à nos clients pour nous aider à suivre les taux de réponse aux courriels, à déterminer quand nos courriels sont consultés et à vérifier si nos courriels sont transférés.

Modification ou désactivation de vos paramètres de témoins.La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais si vous préférez, vous pouvez modifier les options de votre navigateur pour les bloquer à l’avenir. La section Aide de la barre d’outils de la plupart des navigateurs vous indiquera comment éviter que votre ordinateur accepte de nouveaux témoins, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsque vous recevez un nouveau témoin ou comment désactiver complètement les témoins. Les visiteurs de notre Site Web qui désactivent la capacité de leurs navigateurs Web à accepter les témoins pourront parcourir le Site Web. Cependant, la plupart des fonctionnalités du site ne fonctionneront pas si vous désactivez les témoins et vous ne pourrez pas vous connecter pour utiliser nos services. Vous pouvez retirer votre consentement à l’installation de témoins à tout moment en accédant au Centre de préférences de confidentialité sur notre Site Web sous « Paramètres de témoins ». Veuillez toutefois noter que pour supprimer tous les témoins sur tous les appareils, vous devrez régler séparément les paramètres de témoins pour chaque appareil.

Désactivation/Activation des témoins via votre navigateur

Vous pouvez gérer les témoins et les autres technologies de suivi de plusieurs façons. Dans les paramètres de votre navigateur, vous pouvez accepter ou refuser les témoins ou configurer votre navigateur pour qu’il vous demande confirmation avant d’accepter un témoin des sites Web que vous visitez. Vous devez savoir que vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes nos fonctionnalités interactives si vous configurez votre navigateur pour qu’il désactive complètement les témoins.

Si vous utilisez différents ordinateurs dans différents lieux, vous devrez vous assurer que chaque navigateur est configuré selon vos préférences.

Vous pouvez supprimer ou désactiver tous les témoins qui ont été installés dans le dossier des témoins de votre navigateur. Les différents navigateurs proposent différentes procédures pour gérer vos paramètres. Cliquez sur les liens des navigateurs ci-dessous pour obtenir des instructions.

Si vous n’utilisez aucun des navigateurs mentionnés ci-dessus, vous devez sélectionner la rubrique « témoins » dans la section « Aide » pour obtenir plus d’informations sur l’emplacement de votre dossier de témoins.

Vous devez également savoir que la désactivation des témoins ne désactive pas les autres types de produits d’analyse que nous pouvons utiliser pour collecter des informations génériques sur la manière dont vous et les autres visiteurs utilisent notre Site Web.

Aperçu des témoins

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour effacer les témoins pour Hubspot.

Fonction « Ne pas me pister ». à l’heure actuelle, nos systèmes n’acceptent pas les demandes « ne pas me pister » provenant de navigateurs. Vous pouvez cependant désactiver certains types de suivi comme expliqué ci-dessus (par ex., en désactivant les témoins). Vous pouvez également désactiver les services d’ analyse tiers ou la publicité ciblée en suivant les instructions de la section Réseaux publicitaires de tiers ci-dessous.

Médias sociaux :nous pouvons vous donner la possibilité de participer à notre contenu sur ou via des sites Web de réseaux sociaux, des modules d’extension et des applications de tiers. Lorsque vous participez à notre contenu sur ou via des sites Web de réseaux sociaux, des modules d’extension et des applications de tiers, vous pouvez nous autoriser à accéder à certaines informations associées à votre compte de médias sociaux (par ex., votre nom, votre nom d’utilisateur, votre adresse de courrier électronique, votre image de profil) pour diffuser le contenu ou dans le cadre de l’exploitation du site Web, du module d’extension ou de l’application. Lorsque vous fournissez des informations provenant de votre compte de médias sociaux, nous pouvons utiliser ces informations pour personnaliser votre expérience sur le Site Web et sur les sites Web de réseaux sociaux, les modules d’extension et les applications de tiers, et pour vous fournir d’autres produits ou services que vous pourriez demander. Liens vers d’autres sites Web : notre Site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui n’appartiennent pas à ApplyBoard ou qui ne sont pas exploités par ApplyBoard, y compris les sites Web de partenaires tiers. Des liens vers notre Site Web peuvent également figurer sur des sites Web de tiers sur lesquels nous faisons de la publicité. Sauf dans les cas énoncés ci-après, nous ne fournirons pas vos informations personnelles à ces tiers sans votre consentement. Nous fournissons des liens vers des sites Web de tiers pour faciliter la tâche de l’utilisateur. Ces liens ne doivent pas être considérés comme une approbation des sites Web ni comme un renvoi à ceux-ci. Les sites Web liés possèdent des déclarations de confidentialité, des avis et des conditions d’utilisation séparés et indépendants que nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites Web et nous ne sommes donc pas responsables de la manière dont les organisations qui exploitent ces sites Web liés collectent, utilisent, divulguent, protègent et traitent de quelque façon que ce soit vos informations personnelles.

Service d’analyse tiers

ApplyBoard utilise les services d’analyse Web de Google Analytics, Hubspot, Walkme, Hellobar, Amplitude, Mixpanel et Freshpaint pour collecter des informations de connexion Internet standard. Ces outils peuvent utiliser des témoins pour nous aider à analyser la manière dont les visiteurs utilisent le Site Web. Par exemple, avec Google Analytics, les informations générées par le témoin concernant votre utilisation du Site Web (y compris votre adresse IP) seront transmises à un serveur Google et stockées par celui-ci. Google utilise ces informations dans le but d’évaluer votre utilisation du Site Web, en compilant des rapports sur l’activité du Site Web pour les exploitants du Site Web et en fournissant à ceux-ci d’autres services associés à l’activité du Site Web et à l’utilisation d’Internet. Vous pouvez empêcher le stockage des données relatives à votre utilisation du Site Web et créées via le témoin (y compris votre adresse IP) par Google, ainsi que le traitement de ces données par Google, en téléversant et en installant le module d’extension de navigateur disponible au lien suivant : : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.

Vous pouvez également obtenir des informations supplémentaires sur la collecte et le traitement des données par Google Analytics ainsi que sur la confidentialité et la sécurité des données aux liens suivants : : https://policies.google.com/technologies/partner-sites et https://support.google.com/analytics/topic/2919631.

ApplyBoard fait également appel au service de reconnaissance optique des caractères (ROC) de Google pour convertir les images que vous téléversez en texte afin d’importer les données dans les applications ApplyBoard de votre choix dans le seul but d’éliminer les erreurs de traitement dans l’application de programme sélectionnée tout en diminuant les temps de traitement.

Réseaux publicitaires de tiers

Nous faisons appel à des tiers, tels que des annonceurs de réseau et d’autres agents marketing pour afficher des publicités sur notre Site Web, pour nous aider à afficher des publicités sur des sites Web de tiers et pour évaluer la réussite de nos campagnes publicitaires. Les annonceurs de réseau sont des tiers qui affichent des publicités en fonction de vos visites sur notre Site Web et sur des sites Web de tiers indépendants. Cela permet à notre entreprise et à ces tiers de cibler les publicités en affichant des annonces de produits et de services qui pourraient vous intéresser. Les fournisseurs de réseaux publicitaires tiers, les annonceurs, les commanditaires et/ou les services de mesure du trafic peuvent utiliser des témoins, JavaScript, des pixels espions (y compris des pixels invisibles), des témoins Flash et d’autres technologies pour mesurer l’efficacité de leurs publicités et pour personnaliser le contenu publicitaire pour vous. Ces témoins tiers et autres technologies sont régis par la politique de confidentialité spécifique de chaque tiers, pas par la présente politique. Nous pouvons fournir à ces annonceurs tiers des informations concernant votre utilisation de notre Site Web et de nos Services, ainsi que des informations agrégées ou ne permettant pas de vous identifier concernant les visiteurs de notre Site Web et les utilisateurs de notre Service.

Désactivation de la publicité ciblée par centres d’intérêt : pour plus d’informations sur la publicité ciblée par centres d’intérêt et pour comprendre vos options, y compris comment refuser de recevoir des publicités comportementales de sociétés de publicité tierces participant à la Digital Advertising Alliance of Canada, veuillez visiter le site Web de la Digital Advertising Alliance of Canada à l’adresse http://youradchoices.ca/choices.

  • Veuillez noter que même si vous désactivez la publicité ciblée par centres d’intérêt d’un tiers, ces technologies de suivi peuvent toujours collecter des données à d’autres fins, y compris à des fins d’analyse, et nous continuerons à vous présenter ces publicités, mais celles-ci ne seront pas ciblées selon les informations comportementales vous concernant et pourront donc être moins pertinentes pour vous et vos centres d’intérêt.
  • Pour désactiver cette publicité, les témoins doivent être activés dans votre navigateur Web (consultez les instructions de votre navigateur pour obtenir des informations sur les témoins et sur la manière de les activer). La désactivation s’applique uniquement au navigateur Web que vous utilisez. Vous devez donc désactiver la publicité de chaque navigateur Web sur chaque ordinateur que vous utilisez. Une fois la publicité désactivée, si vous supprimez les témoins enregistrés de votre navigateur, vous devrez à nouveau désactiver cette publicité.

Audience personnalisée : nous pouvons également utiliser des services fournis par des plateformes tierces (telles que des réseaux sociaux et d’autres sites Web) pour vous proposer à vous ou à d’autres utilisateurs des publicités ciblées sur ces plateformes, et nous pouvons fournir une version hachée de votre adresse de courrier électronique ou d’autres informations au fournisseur de plateforme à ces fins. Pour refuser l’utilisation de vos informations à ces fins, veuillez nous contacter à l’adresse : info@applyboard.com.

Conservation des données

ApplyBoard conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les fins auxquelles elles ont été collectées ou conformément à la loi ou en vertu d’un contrat (cette période peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation avec vous). 

En général, les données personnelles sont conservées tant que vous participez au programme institutionnel auquel vous avez postulé, ou pendant un an maximum après notre dernier contact avec vous. Nous pouvons conserver certaines données si nécessaire dans les cas suivants :  

  • pour des fins commerciales légitimes (ex. : vérification ou récupération de compte); 
  • si des lois fédérales, d’État, provinciales ou autres l’exigent;  
  • pour éviter la fraude ou de futurs abus; ou 
  • par contrat avec un partenaire et/ou un établissement. 

Toutes les données personnelles conservées sont traitées conformément à la présente Politique de confidentialité.   

Si vous demandez que vos données personnelles soient supprimées de nos bases de données et/ou systèmes, il ne sera peut-être pas possible de les supprimer complètement en raison de contraintes technologiques et légales. Cependant, nous prendrons les mesures qui s’imposent pour détruire en toute sécurité les informations ou pour nous assurer qu’elles sont dépersonnalisées et/ou anonymisées si nécessaire.   

Si vous demandez des services supplémentaires auprès d’ApplyBoard qui sont soumis à la présente Politique de confidentialité, vous autorisez l’extension de la collecte de données et/ou de la finalité du traitement. 

Le ou les documents ApplyProof seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour les fins indiquées ou conformément à la loi ou en vertu d’un contrat (cette période peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation avec vous).  

L’entité, l’élève ou le partenaire institutionnel qui a téléversé le ou les documents pour vérification peut demander la suppression prématurée du ou des fichiers téléversés. Cette situation se produit le plus souvent quand un contenu nécessite une correction ou une mise à jour.

Modifications de notre Politique de confidentialité

La présente Politique est sujette à des modifications. Toute modification apportée à l’avenir sera publiée sur notre Site Web et, s’il y a lieu, nous vous en informerons par courriel ou via la section « Mon compte » de notre Site Web. 

Nous vous encourageons vivement à consulter régulièrement cette page pour être informé(e) des mises à jour ou des modifications apportées à notre Politique. Nous ne réduirons pas sensiblement vos droits en vertu de la présente Politique sans prendre de mesures pour porter ces modifications à votre attention.

Contact, questions, mise à jour de vos informations et désabonnement

Si vous êtes client des Services ApplyBoard et que vous souhaitez mettre à jour vos données personnelles, veuillez vous connecter en sélectionnant « Mon compte » afin de mettre à jour certaines informations ou contactez-nous aux coordonnées indiquées ci-dessous. Si vous n’êtes pas client des Services ApplyBoard, mais que vous nous avez fourni des données personnelles ou si vos données personnelles nous ont été fournies par des tiers, et que vous souhaitez les mettre à jour, vous pouvez nous contacter au numéro de téléphone ou à l’adresse de courrier électronique indiqués ci-dessous. Le cas échéant, nous pouvons vous envoyer des offres spéciales par courriel ou par courrier. Vous pouvez refuser de recevoir ces offres en suivant le lien contenu dans le courriel ou en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Veuillez contacter notre Responsable de la protection des données personnelles dans les cas suivants :

  • Vous avez des questions ou des commentaires sur la présente Politique de confidentialité;
  • Vous souhaitez accéder à vos données personnelles, les mettre à jour et/ou corriger des inexactitudes et êtes dans l’incapacité de le faire vous-même; ou
  • Vous avez des questions à poser ou des plaintes à formuler sur la manière dont nos fournisseurs de services ou nous-mêmes traitons vos données personnelles.

Vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des données par courriel à l’adresse dpo@applyboard.com ou par courrier à l’adresse suivante :

ApplyBoard Inc.
101 Frederick Street, Suite 600
Kitchener, ON N2H 6R3
Canada

Numéro sans frais : 1-844-972-7759

Annexe 1 : Conditions supplémentaires pour les clients de l’EEE et du R.-U.

Les informations ci-dessous sont requises conformément à la loi de l’EEE relative à la confidentialité et à la protection des données. Les conditions ci-dessous s’appliquent à nos clients et aux visiteurs du Site Web résidant dans l’EEE et au R.-U., outre les conditions prévues par le reste de la présente Politique.

Pour les besoins du règlement général sur la protection des données (« RGPD »), le responsable du traitement des données est ApplyBoard, 101 Frederick Street, Suite 600, Kitchener, ON N2H 6R3, Canada. Si vous avez des questions sur la présente Politique, veuillez contacter notre Responsable de la protection des données à l’adresse DPO@ApplyBoard.com.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous traitons vos données ou de la façon dont nous avons répondu à une demande ou à une plainte, vous avez le droit de porter plainte auprès de votre autorité de surveillance locale. 

QUAND PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES?

Le tableau intitulé "Comment et pourquoi partageons-nous vos informations?" figurant dans la partie principale de la Politique sous le titre QUAND PARTAGEONS-NOUS VOS INFORMATIONS" , précise avec qui nous pouvons partager vos informations, ce qui inclut les transferts pour les motifs de respect de la loi et de nécessité pour vous fournir nos Services.

Vous devez savoir que lors du partage de vos informations, celles-ci peuvent être transférées vers et stockées dans une destination située en dehors de l’EEE ou du R.-U., le cas échéant.

Veillez noter que lorsque les données sont transférées en dehors de l’EEE, les pays non membres de l’EEE peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles que l’EEE. ApplyBoard prendra différentes mesures pour s’assurer que vos données sont traitées en toute sécurité, qui peuvent comprendre, mais sans s’y limiter :

  • l’évaluation des mesures de sécurité prises dans tout lieu vers lequel vos données personnelles sont transférées;
  • la mise en place de conditions contractuelles qui obligent un responsable du traitement des données à traiter les données uniquement selon nos instructions;
  • la mise en place de procédures de surveillance, de signalement et de résolution concernant la sécurité actuelle; et
  • le transfert de vos données uniquement moyennant les garanties appropriées décrites à l’article 46 du RGPD, y compris les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (article 46.2).

Veuillez nous contacter à l’adresse DPO@ApplyBoard.com si vous avez besoin d’informations plus détaillées sur les transferts internationaux de vos données personnelles et sur les garanties particulières mises en œuvre.

BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous traitons vos données personnelles selon les bases juridiques suivantes, reconnues par les lois de protection des données applicables et conformes à celles-ci :

  • le traitement est nécessaire pour exécuter le contrat conclu avec vous (c.-à-d. les Conditions générales d’utilisation qui s’appliquent, le cas échéant, concernant les Services ApplyBoard, pour la fourniture de nos Services) ou pour prendre les mesures que vous demandez avant de conclure ledit contrat;
  • vous êtes obligé(e) de nous fournir des données personnelles, car cela est nécessaire pour conclure et exécuter nos accords contractuels. Si vous ne souhaitez pas nous fournir vos données personnelles aux fins indiquées ci-dessus dans la section « Comment et pourquoi utilisons-nous vos informations? », nous ne pourrons pas exécuter l’accord contractuel conclu avec vous;
  • le traitement est dans l’intérêt légitime d’ApplyBoard ou de quelqu’un d’autre, et cet intérêt ne l’emporte pas sur vos intérêts ni vos droits en matière de protection de vos données personnelles. Cela peut inclure le traitement de vos données pour la prévention des activités frauduleuses, pour la recherche interne et pour les évaluations analytiques, pour communiquer avec vous et vous informer sur de nouveaux produits et services que nous proposons ou pour promouvoir de nouveaux produits et services d’autres parties qui pourraient vous intéresser, etc.;
  • avant de traiter vos données personnelles pour poursuivre nos intérêts légitimes aux fins susmentionnées dans la section « Comment et pourquoi utilisons-nous vos informations? », nous déterminons si ce traitement est nécessaire et nous étudions soigneusement l’impact de nos activités de traitement sur vos droits et libertés fondamentaux. Au final, nous avons déterminé que ce traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes et que le traitement que nous effectuons n’a pas d’impact négatif sur ces droits et libertés;
  • vous avez donné votre consentement au traitement de vos données;
  • le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale qui s’applique à ApplyBoard.

Parfois, nous traitons des données vous concernant que la loi considère comme relevant de catégories particulières (pour plus de détails, consultez la section « Quelles données traitons-nous vous concernant? »), auquel cas, nous invoquons les motifs suivants :

  • le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice;
  • vous avez donné votre consentement spécifique et éclairé au traitement; ou
  • le traitement est nécessaire pour des motifs importants d’intérêt public, en vertu de la loi applicable.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les fondements juridiques invoqués pour traiter vos informations ou sur les intérêts légitimes susmentionnés, veuillez nous contacter.

Dans les cas où nous avons demandé, et où vous avez donné, votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en contactant notre DPD à l'adresse DPO@ApplyBoard.com.

DEVEZ-VOUS NOUS FOUNIR VOS INFORMATIONS PERSONNELLES?

Dans la plupart des cas, vous n’êtes pas obligé(e) de nous fournir vos données personnelles. Cependant, si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas utiliser nos Services. Par exemple, nous avons besoin de renseignements tels que votre nom, votre adresse et vos coordonnées bancaires pour pouvoir vous verser des paiements et en recevoir de votre part. Dans d’autres cas, vous pouvez décider de nous autoriser ou non à collecter vos données personnelles, par exemple, vous pouvez désactiver les témoins sur votre navigateur et nous ne placerons pas de témoins sur votre appareil ou ordinateur (même si, dans ce cas, vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les parties de notre Site Web).

PROFILAGE ET PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Nous utilisons la prise de décision automatisée dans le cadre des Services ApplyBoard. Nous utilisons ces outils pour mesurer la prévention des fraudes et évaluer la sécurité et les risques liés à l’exécution des Services ApplyBoard :

  1. Outils automatisés incorporés dans le processus d’approbation de votre demande : selon les informations que vous avez fournies, l’outil peut indiquer si des informations supplémentaires sont requises pour l’approbation de votre demande.
  2. Outils automatisés incorporés dans le processus d’approbation de certaines écoles ou certains programmes de celles-ci : ces outils peuvent indiquer si des informations supplémentaires sont requises pour votre admissibilité ou pour établir votre admissibilité.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES?

ApplyBoard conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les fins auxquelles elles ont été collectées ou conformément à la loi ou en vertu d’un contrat (cette période peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation avec vous). 

En général, les données personnelles sont conservées tant que vous participez au programme institutionnel auquel vous avez postulé, ou pendant un an maximum après notre dernier contact avec vous. Nous pouvons conserver certaines données si nécessaire dans les cas suivants :  

  • pour des fins commerciales légitimes (ex. : vérification ou récupération de compte); 
  • si des lois fédérales, d’État, provinciales ou autres l’exigent;  
  • pour éviter la fraude ou de futurs abus; ou 
  • par contrat avec un partenaire et/ou un établissement. 

Toutes les données personnelles conservées sont traitées conformément à la présente Politique de confidentialité.   

Si vous demandez que vos données personnelles soient supprimées de nos bases de données et/ou systèmes, il ne sera peut-être pas possible de les supprimer complètement en raison de contraintes technologiques et légales. Cependant, nous prendrons les mesures qui s’imposent pour détruire en toute sécurité les informations ou pour nous assurer qu’elles sont dépersonnalisées et/ou anonymisées si nécessaire.   

Si vous demandez des services supplémentaires auprès d’ApplyBoard qui sont soumis à la présente Politique de confidentialité, vous autorisez l’extension de la collecte de données et/ou de la finalité du traitement. 

Le ou les documents ApplyProof seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour les fins indiquées ou conformément à la loi ou en vertu d’un contrat (cette période peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation avec vous).  

L’entité, l’élève ou le partenaire institutionnel qui a téléversé le ou les documents pour vérification peut demander la suppression prématurée du ou des fichiers téléversés. Cette situation se produit le plus souvent quand un contenu nécessite une correction ou une mise à jour.

VOS DROITS EN VERTU DU RGPD

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles qui sont décrits plus en détail ci-dessous. Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous contactant à l’adresse DPO@ApplyBoard.com.

Accès à vos données

Vous pouvez nous demander de :

  • Confirmer si nous traitons vos données personnelles;
  • Vous donner une copie de ces données personnelles;
  • Vous fournir d’autres informations sur vos données personnelles, par exemple, de quelles données nous disposons, à quelles fins nous les utilisons, à qui nous les divulguons, si nous les transférons en dehors de l’EEE et comment nous les protégeons, combien de temps nous les conservons, de quels droits vous disposez, comment vous pouvez porter plainte, où nous nous sommes procurés vos données et si nous avons recours à la prise de décision automatisée ou au profilage. Nous voulons vous fournir toutes ces informations dans la présente Politique. Cependant, si quelque chose n’est pas clair, veuillez contacter notre Responsable de la protection des données à l’adresse DPO@ApplyBoard.com.

Nous ne facturerons aucuns frais pour toute copie de vos données personnelles à moins que votre demande ne soit infondée, répétitive ou excessive, auquel cas nous facturerons un montant raisonnable compte tenu des circonstances. Nous vous informerons de tous frais avant de répondre à votre demande.

Correction de vos données personnelles

Vous pouvez nous demander de corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes (dans la plupart des cas, vous pourrez apporter ces modifications vous-mêmes en vous connectant à votre compte). Ce service est gratuit.

Si nous avons partagé vos données personnelles avec d’autres personnes, nous les informerons de la correction dans la mesure du possible.

Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande de correction de vos données personnelles, nous vous en informerons et vous en donnerons les motifs.

Effacement de vos données personnelles

Ce droit est parfois appelé « droit à l’oubli ». Ce droit n’est pas absolu, mais vous avez le droit de demander l’effacement de vos données gratuitement dans certaines circonstances.

Vous pouvez demander que vos données personnelles soient effacées dans les cas suivants :

  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées;
  • nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement et vous retirez votre consentement;
  • vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et nous n’avons pas d’intérêt légitime impérieux pour poursuivre;
  • elles ont fait l’objet d’un traitement illicite;
  • elles doivent être effacées pour satisfaire une obligation légale;
  • elles ont été traitées pour offrir des services de la société de l’information à un enfant.

Il y a quelques exceptions à ce droit. Si l’une d’elles s’applique, nous ne devons pas supprimer les données personnelles.

Si nous avons partagé vos données personnelles avec des tiers, nous les informerons de l’effacement de vos données à moins que cela soit impossible ou exigerait des efforts disproportionnés.

Veuillez noter que dans le cadre de ces demandes, les données personnelles peuvent être soit supprimées soit conservées de manière agrégée sans être liées à des identifiants ou à des données personnelles, en fonction des possibilités commerciales et techniques.

Limitation du traitement de vos données personnelles

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, sans frais. Ce droit n’est pas absolu. Si le traitement est limité, nous pouvons stocker les données personnelles et conserver suffisamment d’informations pour nous assurer que la limitation est respectée à moins que vous ne consentiez ou que le traitement soit nécessaire dans le cadre d’une action en justice ou pour protéger les droits d’une autre personne ou pour des motifs importants d’intérêt public, mais nous ne pouvons pas effectuer un traitement ultérieur de vos données personnelles.

Vous pouvez limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

  • si vous contestez l’exactitude de vos données personnelles, nous limiterons le traitement jusqu’à ce que nous nous assurions que les données personnelles sont exactes;
  • si vous vous opposez au traitement pendant la vérification portant sur le point de savoir si nos intérêts légitimes prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou dans le cadre d’une procédure judiciaire;
  • si le traitement est illégal, mais que vous ne souhaitez pas que nous effacions vos données personnelles;
  • si nous n’avons plus besoin des données personnelles, mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Si nous avons divulgué les données à un tiers, nous l’informerons de la limitation à moins que cela soit impossible ou exigerait des efforts disproportionnés. Nous vous indiquerons si nous décidons de lever une limitation au traitement de vos données personnelles.

Opposition au traitement de vos données personnelles

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à tout moment. Cette demande est gratuite. Ce droit n’est pas absolu, mais vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque ce traitement est :

  • fondé sur un intérêt légitime; ou
  • effectué à des fins de recherche scientifique/historique ou à des fins statistiques.

Nous cesserons de traiter vos données personnelles à moins que nous ayons des motifs légitimes qui prévalent sur vos intérêts et vos droits, ou à moins que nous traitions vos données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez nous demander d’arrêter d’utiliser vos données personnelles à des fins de marketing direct. Nous arrêterons à la réception de votre demande. Cependant, nous ne pourrons peut-être pas accéder à votre demande pour toutes les campagnes de marketing direct qui sont déjà en cours. Nous ne pouvons invoquer aucune dérogation ni aucun motif pour refuser.

Portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir et de réutiliser vos données personnelles à vos propres fins pour différents services. Ce droit s’applique lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  • vous nous avez vous-même fourni les données personnelles;
  • nous traitons les données personnelles sur la base de votre consentement ou parce qu’elles sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat; et
  • le traitement est effectué par des moyens automatisés.

Nous fournirons gratuitement vos données personnelles sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine.

Prise de décision automatisée et profilage

Vous avez le droit d’obtenir et de réutiliser vos données personnelles à vos propres fins pour différents services. Ce droit s’applique lorsque les conditions suivantes sont remplies :

Nous vous informerons de toute prise de décision automatisée qui vous affecte. Vous avez le droit de :

  • demander une intervention humaine;
  • exprimer votre point de vue;
  • demander à ce que la décision vous soit expliquée; et
  • contester la décision.

Ces droits ne sont pas absolus. Nous ne pourrons peut-être pas accéder à cette demande si le traitement des données personnelles :

  • est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et nous;
  • est autorisé par la loi (par ex., à des fins de prévention des fraudes) qui prévoit également des mesures appropriées pour la sauvegarde de vos droits, de vos libertés et de vos intérêts légitimes; ou
  • est fondé sur votre consentement explicite.

Traitement des demandes d’exercice de vos droits

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai d’un (1) mois suivant la réception de votre demande, à moins que cela ne soit particulièrement compliqué ou que vous ayez fait plusieurs demandes, auquel cas nous pouvons prolonger ce délai de deux (2) mois. Nous vous informerons lorsque le traitement de votre demande prendra plus d’un (1) mois. Si nous disposons d’une grande quantité d’informations vous concernant, nous vous demanderons peut-être lesquelles vous souhaitez recevoir. Cela nous aidera à répondre plus rapidement à votre demande.

Pour donner suite aux demandes d’exercice des droits susmentionnés, nous appliquerons les processus internes nécessaires pour vous identifier.

Annexe 2 : Conditions supplémentaires pour les clients de l’État de Californie

Les informations ci-dessous sont requises conformément à la loi sur la protection des données personnelles des consommateurs résidant en Californie (California Consumer Privacy Act of 2018 ou « CCPA ») Les conditions ci-dessous s’appliquent aux résidents de l’État de Californie, outre les conditions prévues par le reste de la présente Politique.

DEMANDES EN VERTU DE LA CCPA

En vertu de la CCPA, les résidents de l’État de Californie disposent de droits spécifiques concernant la collecte et le stockage de leurs données personnelles.

Vous ou votre agent autorisé pouvez nous présenter des demandes comme indiqué ci-dessous en nous contactant par téléphone au 1-844-972-7759 ou via le formulaire en ligne sur notre Site Web à l’adresse https://ApplyBoard.custhelp.com/app/ask/l_id/1. Nous n’exercerons aucune discrimination contre une personne exerçant ses droits en matière de confidentialité.

Droits de demande d’informations en vertu de la CCPA

Vous avez le droit de nous demander de vous fournir les informations suivantes concernant notre collecte et notre utilisation de vos données personnelles au cours des douze (12) mois précédents. Une fois que votre demande de consommateur vérifiable aura été confirmée après examen des informations fournies dans votre demande, nous vous divulguerons :

  1. Les catégories des données personnelles que nous avons collectées vous concernant;
  2. Les catégories des sources des données personnelles que nous avons collectées vous concernant (ex. : utilisation de témoins, tiers, etc.);
  3. Les fins professionnelles ou commerciales de la collecte de ces données personnelles;
  4. Les catégories des tiers avec qui nous partageons ou avons partagé ces données personnelles;
  5. Les données personnelles spécifiques que nous avons collectées vous concernant (également appelé demande de portabilité des données).
  6. Nous ne vendons pas vos données personnelles. De plus, si nous n’avons pas divulgué vos données personnelles à des fins professionnelles, nous vous divulguerons ce fait. Si nous avons divulgué vos données personnelles à des fins professionnelles, y compris le marketing direct, nous vous fournirons une liste identifiant les catégories de données personnelles que chaque catégorie de destinataires a obtenues.

Droits de demande de suppression en vertu de la CCPA

Vous avez le droit de nous demander de supprimer les données personnelles que nous avons collectées auprès de vous et conservées, sous réserve de certaines exceptions et après vérification de votre part. Votre demande de suppression des données personnelles collectées peut être refusée si nous devons conserver vos informations en vertu d’une ou de plusieurs exceptions prévues par la CCPA.

NOUS NE VENDONS PAS VOS DONNÉES Nous ne vendons pas les données personnelles collectées à votre sujet à des tiers. Nous pouvons partager vos informations avec nos fournisseurs de services ou selon vos instructions le cas échéant dans le but de vous fournir les Services et comme indiqué ci-dessous dans la section intitulée « QUAND PARTAGEONS-NOUS VOS INFORMATIONS? ».

Vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des données par courriel à l’adresse dpo@applyboard.com ou par courrier à l’adresse suivante : ApplyBoard Inc. ApplyBoard Inc.
101 Frederick Street, Suite 600
Kitchener, ON N2H 6R3
Canada

Numéro sans frais : 1-844-972-7759